Isännöinnin eettinen neuvosto
Tiivistelmä:
Isännöinnin eettinen neuvosto katsoi, että lainojen lyhennyksessä oli ollut viivettä, arvonlisäveron tilitykseen liittyvässä oikaisussa oli ollut pitkäkestoinen viive, avainten kuittauslistan puuttumista ei voitu pitää huolellisena toimintana ja palotarkastuksessa havaittujen asioiden korjaaminen oli kestänyt pitkään. Neuvosto totesi myös, että isännöintiyrityksen tulee vähintään kerran vuodessa eritellä kiinteän ja erillisveloitettavien isännöintipalkkioiden määrät. Asiassa ei täysin selvinnyt, oliko näin menetelty.
Isännöinnin eettinen neuvosto katsoi lausunnossaan, että isännöintiyrityksen toiminta oli ollut monin paikoin eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja yhtiön edun mukainen toiminta) vastaista sekä myös 2. kohdan (kertoo palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi) vastaista, mikäli kiinteiden ja erillisveloitettavien isännöintipalkkioiden määriä ei ollut vähintään kerran vuodessa eritelty. Kaikkien menettelyiden osalta lausuntopyyntöä ei ollut toimitettu neuvostolle 12 kuukauden kuluessa menettelyn ilmenemisestä. Neuvosto totesi niiden käsittelylle olevan kuitenkin sääntöjen 10 §:n mukainen erityisen painava syy ja tämän kriteeristön täyttyminen otettiin huomioon myös seuraamusharkinnassa. Neuvosto totesi, että isännöintiyritys oli laiminlyönyt isännöintitoimintaan liittyviä perustehtäviä sekä toimitusjohtajalle kuuluvia tehtäviä. Osa laiminlyönneistä oli ollut pitkäkestoisia ja osa oli ollut omiaan aiheuttamaan oleellisen ja vakavan riskin yhtiön maksuvalmiudelle. Neuvosto katsoi, että isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaista menettelyä tuli kokonaisuutena arvioiden pitää lievää vakavampana ja suositteli varoituksen antamista isännöintiyritykselle.
Lausuntopyynnön pääkohdat:
Lausunnonpyytäjä oli pyytänyt Isännöinnin eettisen neuvoston lausuntoa siitä, onko isännöintiyritys menetellyt seuraavien eettisten ohjeiden kohtien vastaisesti: 1. Toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti, 2. Kertoo palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi, 8. Ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja, 10. Ylläpitää ja kehittää isännöinnin arvostusta. Lisäksi lausuntopyynnön tekstissä on viitattu myös eettisten ohjeiden kohtaan 11. Kunnioittaa isännöintialan muita toimijoita ja kilpailee reilusti.
Lausunnonpyytäjä oli kiinteistöosakeyhtiö ja isännöitsijä oli toiminut sen isännöitsijänä ja toimitusjohtajana 30.4.2024 saakka. Lausunnonpyytäjän ja isännöintiyrityksen välinen isännöintisopimus oli tehty 9.12.1997, mutta sitä ei ollut löytynyt. Isännöintiyritys oli yrittänyt uudistaa sopimuksen, mutta lausunnonpyytäjän hallitus ei ollut hyväksynyt eikä allekirjoittanut sitä.
Lainojen lyhennysten ja korkojen maksamisen laiminlyönti (eettiset ohjeet 1. kohta)
Lausunnonpyytäjän lainan lyhennys ja korot (lyhennys 46.950 € + korot 32.571,85 € + kulut 12,30 € + viivästyskorot) olivat jääneet maksamatta 30.12.2023. Myös kesäkuun 2023 lyhennykset ja korot (120.000 € ja 17.523,35 € + viivästyskorot) olivat jääneet maksamatta. Lausunnonpyytäjän toimitusjohtaja (isännöitsijä) ei ollut kutsunut yhtiön hallitusta koolle päättämään ylimääräisen yhtiökokouksen koolle kutsumisesta kassavajeen korjaamiseksi kummassakaan tapauksessa. Isännöitsijä ei myöskään ollut ilmoittanut hallitukselle vaikeuksistaan kirjautua yrityspankkiin.
Tilittämätön alv (eettiset ohjeet 1. ja 8. kohdat)
Isännöintiyrityksen tekemä arvonlisäveroilmoitus kaudelta 5/2022 oli ollut virheellinen, arvonlisäveroa oli jäänyt tilittämättä verottajalle 40.601,17 €. Muissakin vuoden 2022 alv-tilityksissä oli ollut virheellisyyksiä. Asia oli selvinnyt lausunnonpyytäjälle 5.12.2024, kun uusi isännöitsijä oli ilmoittanut asiasta. Arvonlisäveroilmoituksia oli yritetty oikaista isännöintiyrityksen toimesta ja 30.3.2023 Verohallintoon oli maksettu arvonlisäverosumma 01–12/2022, yhteensä 36.348,95 €. Tämän oli kuitenkin Verohallinto palauttanut, koska omaveroon tehdyt arvonlisävero-oikaisut eivät olleet olleet oikein. Lausunnonpyytäjälle voi koitua tästä merkittäviä kuluja myöhästymismaksun sekä veronkorotuksen muodossa.
Kohtuuton palkkiovaatimus taloushallinnon materiaalin siirtämisestä uudelle isännöintiyritykselle sähköisesti (eettiset ohjeet 1. ja 11. kohdat)
Isännöintiyrityksen toimitusjohtaja oli ilmoittanut isännöintiyrityksen vaihtotilanteessa, että taloushallintomateriaali luovutetaan paperisena ja että isännöintisopimus ei velvoittanut toimittamaan aineistoa sähköisessä muodossa tai suorittamaan järjestelmäkohtaista kantasiirtoa. Isännöintiyritys oli lisäksi ilmoittanut, että he voivat toteuttaa kantasiirron erillisenä toimeksiantona, hintaan 15.000 euroa. Kohtuuttoman palkkiovaatimuksen vuoksi lausunnonpyytäjä oli joutunut maksamaan taloushallinnon siirtämisestä manuaalisesti 5.603,25 €.
Lasku vuokravälityksestä (eettiset ohjeet 1. ja 2. kohdat)
Isännöintiyritys oli lähettänyt lausunnonpyytäjälle vuokravälityksestä 28.12.2023 päivätyn, 37.332,73 €:n määräisen laskun. Isännöintiyritys ei ollut laskuttanut vuokravälityksestä kertaakaan ainakaan 21 vuoteen, mutta isännöintisopimuksen irtisanomisen jälkeen lausunnonpyytäjä oli saanut laskun seitsemän vuoden ”vuokravälityksistä” yhdellä kerralla. Lausunnonpyytäjän näkemyksen mukaan kyse ei edes ollut vuokravälityksestä. Kyseessä oli vuokrasopimuksen tekeminen osakkaan ohjeiden mukaan ovesta sisään tulevalle autopaikan tai varaston tms. vuokraajalle.
Avainhallinta (eettiset ohjeet kohdat 1. ja 10.)
Isännöintiyritys ei ollut luovuttanut avainten kuittauslistaa pyynnöistä huolimatta. Lukkoliike oli ilmoittanut 10.5.2024, että kiinteistön avainten hallinta on ollut isännöinnillä, joka puolestaan oli ilmoittanut 15.5.2024, että avainten hallintaa hoitaa lukkoliike. Rakennuksen iLOQ-avaimista ei ollut kattavaa avainluetteloa. Suurin osa avaimista oli kuitattu isännöintiyrityksen henkilöstön toimesta. Avainten lopullisista käyttäjistä ei ollut tietoa. Lausunnonpyytäjä oli joutunut päivittämään kaikki rakennuksen iLOQ-avaimet ja laatimaan niistä uuden avainluettelon.
Palotarkastus 9.2.2023 (eettiset ohjeet kohta 1)
Palotarkastuspöytäkirjassa oli ollut huomautuksia mm. seuraavilta osin: paloilmoittimen kohdekortti puutteellinen, paloilmoittimen kaavioissa puutteita, pelastussuunnitelma puutteellinen, automaattisen paloilmoittimen ja sammutuslaitoksen määräaikaistarkastuksessa havaittujen puutteiden korjaaminen epäselvä. Palotarkastaja oli 27.3.2023 antamassaan päätöksessä velvoittanut korjaamaan puutteet 18.6.2023 mennessä. Yllä mainitut puutteet olivat korjaamatta edelleen 1.5.2024 isännöinnin vaihtuessa.
Vastauksen pääkohdat:
Isännöintiyritys oli toiminut vuosikymmeniä lausunnonpyytäjän isännöitsijätoimistona ja sama isännöitsijä oli toiminut lausunnonpyytäjän (kiinteistöosakeyhtiö) toimitusjohtajana 9.12.1997 lähtien. Isännöintiyritys oli hoitanut hallinnon, kirjanpidon ja tekniset tehtävät. Isännöintiyrityksen toimisto sijaitsi kyseisessä kiinteistössä ja se omisti 14 % lausunnonpyytäjän osakepääomasta, joten sillä ei ollut intressiä toimia osittain omistamansa osakeyhtiön etujen vastaisesti.
Isännöintiyritys oli uudistanut asiakkaidensa isännöintisopimukset toimittamalla sopimukset saatekirjein yhtiöiden hallituksille. Uusi isännöintisopimus oli ollut hyväksyttävänä kahdella lausunnonpyytäjän hallituksen jäsenellä. Toisella ei ollut ollut sopimukseen huomauttamista ja toisen tekemät tarkennukset oli tehty esitettyyn sopimukseen. 28.5.2018 hallituksen puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle oli toimitettu sähköposti, joka oli sisältänyt tietosuojavelvoitteita koskevan sopimuksen liitteeksi isännöintisopimukseen (vastauksen liitteenä).
Lausunnonpyytäjä ei ole asunto-osakeyhtiö vaan kiinteistöosakeyhtiö, jossa isännöitsijän asema ja vastuut rinnastetaan toimitusjohtajan asemaan osakeyhtiössä. Toimitusjohtajalla on tietyissä asioissa yleistoimivalta mm. toimeenpanna yhtiökokouksen ja hallituksen päätöksiä. Hallituksen kokouksia oli esim. vuosina 2009-2023 pidetty runsaasti lausunnonpyytäjän toimitusjohtaja (isännöitsijä) oli vastannut laajasti ja kokonaisvaltaisesti hallituksen ja yhtiökokousten päätösten toimeenpanosta sekä juoksevan hallinnon toimenpiteistä. Isännöintiyrityksen hoitaman kirjanpidon ja hallinnon osalta ei tilintarkastusyhteisön tilintarkastajilla ole ollut huomautettavaa.
Lainojen lyhennysten ja korkojen maksamisen laiminlyönti
Asiassa oli ollut kyse pankin toiminnasta, missä pankki oli muuttanut ilman toisen osapuolen suostumusta lainan velkakirjassa sovittua maksusuunnitelmaa. Virhettä oli vaadittu oikaistavaksi ja tästä oli tiedotettu lausunnonpyytäjää. Myös pankin toimihenkilö oli myöntänyt puhelimessa, että pankki oli tehnyt asiassa virheen. Muiden pankkien kanssa ei ollut ollut vastaavia ongelmia. Laina oli sovittu lyhennettäväksi määrätyllä määrällä, ja lainan viimeinen erä oli jäänyt bullet-tyyppiseksi kertalyhennykseksi, joka olisi maksettu pois joko uudella lainalla tai osakkaille tarjottavalla mahdollisuudella maksaa hoitolainaosuutensa kerralla pois. Yhtiön peruskorjauksia varten otetut hoitolainat oli muutettu myöhemmin yhtiökokouksessa tehdyin päätöksin pääomalainoiksi. Korot hoitolainoissa nousivat ja kiinteistöyhtiön osakkaat olivat saaneet mahdollisuuden valita, maksavatko korkeaksi nousseet lainat pois.
Tilittämätön alv
Isännöintiyritys oli hoitanut vuodesta 1997 lausunnonpyytäjän yhtiötä ja hoitanut sen osittaisen arvonlisäveron piiriin. Tilintarkastusyhteisöllä ei ollut ollut kirjanpidosta ja hallinnosta huomautettavaa. Isännöintiyritys oli hoitanut myös suurten kohteiden hallinto-, talous- ja teknillisiä tehtäviä. Asiasta oli annettu lausunnonpyytäjän hallitukselle selvitys, mitä ei ilmeisesti ollut ymmärretty tai tahdottu ymmärtää.
Kohtuuton palkkiovaatimus taloushallinnon materiaalin siirtämisestä uudelle isännöintiyritykselle sähköisesti
Isännöintiyritys oli siirtänyt vastikkeetta ilman kustannuksia asiakkaan koko järjestelmän sähköiseen kiinteistöjärjestelmään, mistä oli aiheutunut isännöintiyritykselle huomattavia kustannuksia, joita ei ollut veloitettu lausunnonpyytäjältä. Lisäksi yhtiön koko kirjanpidon siirtämisestä osittaisen arvonlisäveron piiriin ei ollut laskutettu lausunnonpyytäjältä kustannuksia, vaikka isännöintiyrityksen tekemät tilikartta- ja kirjanpitotehtävät olivat kasvaneet olennaisesti. Myös peruskuukausipalkkio oli pidetty samana. Lausunnonpyytäjä ei ollut käynyt asiasta neuvotteluja sopiakseen mahdollisesta korvauksesta, vaan oli tilannut umpimähkään 5.603,25 €:n kustannuksella omalla päätöksellään töitä.
Lasku vuokravälityksestä
Vastauksen liitteenä hyväksytty erillispalkkioon oikeuttavien tehtävien hinnasto (liite 8). Hyvän hallintotavan mukaisesti isännöintiyritys oli toimittanut omaan toimintaansa liittyviä laskuja hyväksyttäväksi hallituksen puheenjohtajalle. Laskuja oli odottanut puheenjohtajan hyväksyntää jo kohta vuoden ajan.
Kiinteistön vuokratulot autopaikkojen ja varastovuokrien osalta olivat vuositasolla olleet noin 200.000 euroa. Yksittäisten pienten autopaikkojen ja vuokratilojen vuokrasopimusten ja neuvottelujen hoitaminen sekä kirjanpidon ajan tasalla pitäminen vuokratavoitteiden sekä arvonlisäveron päivittämisen osalta oli vienyt työtä ja aikaa. Tämä oli hinnoiteltu erillisveloituksen mukaisesti ja selkeästi eikä työn määrästä ollut ollut mitään epäselvyyttä.
Taloyhtiön vuokratilojen käyttäjät olivat muuttuneet ja tämä oli vaatinut jatkuvia sekä toistuvia toimenpiteitä, mm. tarkastuksia ilman sopimusta ja ilman vuokranmaksua pysäköityjen ajoneuvojen osalta sekä näiden omistajien selvittämistä vuokrasopimuksen tekemiseksi tai ajoneuvon luvattoman pysäköinnin lopettamiseksi. Erääntyneet saatavat oli laskutettu normaalin käytännön mukaisesti töistä, jotka olivat erillisveloitussopimuksen mukaisia. Lausunnonpyytäjälle oli annettu korotonta maksuaikaa siksi, kunnes maksuvalmius olisi parempi. Isännöintiyritys oli maksanut ennakkoon vastikkeita heikon maksuvalmiuden aikana (selvitys liitteenä).
Avainhallinta
Lausunnonpyytäjä oli maksanut lukkoliikkeelle avain- ja lukostohallinnasta vuosina 2021, 2022 ja 2023 vuotuista hoitoa vastaan. ILOQ-avainten hallinta oli ollut lukkoliikkeellä, ja avainten käytännön toimia kiinteistössä oli hoitanut huoltoyhtiö, joka oli vastannut kiinteistön huoltotehtävistä päivystyksin 24/7. lLOQ-järjestelmän hankinnan yhteydessä oli tehty sopimus, joka oli vaadittu tekemään lukkoliikkeen kanssa. Lukitustiedot olivat tallentuneet järjestelmästä, joten lukkoliike oli voinut esim. murtojen tai muiden selvitysten osalta ottaa lukoista tiedot ja luovuttaa ne poliisille. Isännöintiyrityksellä ei ollut ollut hallussaan avainten kuittauslistaa.
Palotarkastus 9.2.2023
Kiinteistön turvallisuuspäällikön tehtävät olivat huoltoyhtiöllä. Huoltoyhtiö oli mm. ilmoittanut korjausten aloittamisesta ja huoltoyhtiö oli luvannut hoitaa asiat kuntoon pikimmiten. Kiinteistön teknisten asioiden osalta oli ostettu manageerauspalvelu eräältä insinööritoimistolta, jolla valvottiin kiinteistön rakennusautomaatiojärjestelmien ja muiden palo- yms. teknisten töiden ylläpitotehtävien hoitamista. Kiinteään huoltopalkkioon huoltoyhtiön kanssa oli kuulunut vastaavia tehtäviä, joista oli maksettu kuukausittain korvaus.
Isännöinnin eettisen neuvoston antama lausunto:
Asiaan soveltuvat eettisten ohjeiden kohdat
Isännöinnin eettisten ohjeiden 1. kohdan mukaan huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta tarkoittaa muun muassa sitä, että isännöintiyritys toimii lainsäädännön mukaisesti, vastuullisesti ja eettisesti. Isännöintiyrityksen tulee hoitaa tehtävänsä huolellisesti ja toimia hallituksen ja yhtiökokouksen ohjeistusten ja kirjattujen päätösten mukaisesti. Isännöintiyrityksen tulee huolehtia ja tarvittaessa ohjata, että päätökset ovat asunto-osakeyhtiön kokonaisedun mukaisia. Isännöintiyrityksen tulee olla asunto-osakeyhtiön asioita hoitaessaan lojaali asunto-osakeyhtiölle ja ajaa toimissaan tämän etua.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 2. kohdan mukaan isännöintiyrityksen tulee kertoa palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi. Tällä tarkoitetaan mm. sitä, että isännöintiyrityksen tulee eritellä sopimuksessa isännöintitehtävät, mahdolliset muut sovitut asiantuntijapalvelut sekä niiden hinnoitteluperusteet ja hinnantarkistusmenettely sekä lisäksi huolehtia siitä, että isännöintisopimus liitteineen on jatkuvasti hallituksen saatavilla. Sopimusmuutokset (ml. hinnantarkistukset) tulee hyväksyä kirjallisesti tai käsitellä hallituksessa ja kirjata pöytäkirjaan.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 8. kohdan mukaan omien kykyjen ja resurssien mukaisella toimeksiantojen vastaanottamisella tarkoitetaan muun muassa sitä, että isännöintiyrityksen tulee jo sopimuksentekovaiheessa ottaa huomioon asunto-osakeyhtiön tarpeet ja ominaisuudet sekä omat resurssinsa sekä huolehtia siitä, että resurssit riittävät sopimusvelvoitteiden ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen sopimuksen voimassaoloaikana. Isännöintiyrityksen tulee hoitaa asunto-osakeyhtiön asiat huolellisesti ja pitää asunto-osakeyhtiölle antamansa lupaukset.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 10. kohdan mukaan isännöinnin arvostuksen ylläpitämisellä ja kehittämisellä tarkoitetaan muun muassa sitä, että isännöintiyritys edustaa ammattikuntaa kunnialla ja ylpeydellä, käyttäytyy asiallisesti ja kunnioittavasti ja toimii luottamuksellisesti ja rehellisesti.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 11. kohdan mukaan isännöintialan muiden toimijoiden kunnioittamisella ja reilulla kilpailemisella tarkoitetaan mm. sitä, että isännöinnin vaihtotilanteet tulee hoitaa yhteistyössä ja ammattimaisesti ja vaihtotilanteissa asunto-osakeyhtiön kaikki tiedot tulee toimittaa kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä helposti siirrettävässä muodossa, jollei muuta ole sovittu.
Asian arviointi ja johtopäätökset
Lausuntopyynnön käsitteleminen ja menettelyiden ilmeneminen
Lausuntopyynnön kohteena oleva isännöintiyritys on Suomen Isännöintiliitto ry:n jäsen. Lausunnonpyytäjän hallitus on neuvoston sääntöjen 9 §:n mukaisesti kokouksessaan 9.12.2024 päättänyt pyytää lausuntoa isännöintiyrityksen menettelystä. Myös kiinteistöosakeyhtiö voi isännöinnin asiakkaana pyytää lausuntoa, ja isännöinnin eettiset säännöt voivat soveltua myös kiinteistöosakeyhtiöön.
Neuvoston sääntöjen 10 §:n mukaisesti lausuntopyyntö on toimitettava neuvostolle 12 kuukauden kuluessa menettelyn ilmenemisestä tai 12 kuukauden kuluttua isännöintisopimuksen päättymisestä, jos menettely ilmenee sen päättymisen jälkeen. Määräaikoja vanhemmat tapaukset edellyttävät erityisen painavaa syytä. Kaikissa tilanteissa lausuntopyyntö on toimitettava neuvostolle viimeistään 24 kuukauden kuluessa lausuntopyynnön perustana olevasta tapahtumasta tai tapahtuman päättymisestä.
Lausuntopyyntö on toimitettu neuvostolle 18.12.2024 ja isännöintisopimus on päättynyt 30.4.2024. Menettelyn on näin ollen tullut ilmetä 18.12.2023 tai sen jälkeen. Isännöintisopimuksen päättymisen (30.4.2024) jälkeen ilmenneiden menettelyiden osalta lausuntopyyntö on toimitettu neuvostolle ajoissa. Neuvoston käsittelyn kohteena eivät voi olla erityisen painavallakaan perusteella sellaiset tapahtumat, jotka ovat tapahtuneet tai pidempikestoisina päättyneet aiemmin kuin 18.12.2022.
Lausuntopyynnön ja vastauksen sekä liiteaineiston mukaan seuraavat menettelyt ovat ilmenneet aiemmin kuin 18.12.2023:
- kesäkuun 2023 lopussa erääntyneen, syyskuun loppuun erääntyneeksi siirretyn lyhennyserän maksamattomuus oli ilmennyt lausunnonpyytäjälle 5.10.2023 (sähköposti 5.10.2023 pankista lausunnonpyytäjälle)
- palotarkastuksessa ilmenneet puutteet olivat ilmenneet lausunnonpyytäjälle viimeistään palotarkastajan päätöksellä 27.3.2023, jossa asetettiin velvoite korjata puutteet 18.06.2023 mennessä. Puutteiden osalta oli kuitenkin ilmennyt 1.5.2024 uuden isännöintiyrityksen ilmoituksella, että palotarkastajan päätöksessä mainitut tietyt puutteet olivat olleet edelleen korjaamatta. Näin ollen, vaikka puutteet olivatkin ilmenneet ensimmäisen kerran aiemmin kuin 18.12.2023, on osa kuitenkin ollut edelleen korjaamatta 1.5.2024.
Kesäkuun 2023 lainanlyhennystä koskevan menettelyn osalta lausuntopyyntöä ei ole toimitettu neuvostolle 12 kuukauden kuluessa menettelyn ilmenemisestä. Näin ollen sen osalta käsittely edellyttää erityisen painavaa syytä. Palotarkastuksessa ilmenneiden puutteiden osalta erityisen painavaa syytä ei tarvita, koska kyse on 1.5.2024 lausunnonpyytäjälle ilmenneistä, edelleen korjaamatta olevista puutteellisuuksista.
Lisäksi lausuntopyynnön ja vastauksen sekä liiteaineiston mukaan seuraava menettely on ilmennyt aiemmin kuin 18.12.2022, mutta tapahtumakokonaisuus on päättynyt tätä myöhemmin:
- erityisesti toukokuuta 2022 koskeva tilittämätön arvonlisävero, jota on pyritty oikaisemaan 30.3.2023 (uuden isännöintiyrityksen ilmoitus lausunnonpyytäjälle 5.12.2024, ilmoituksen mukaan alv-tileissä epäloogisuutta ja Omaveroon ilmoitettu alv poikkeaa kirjanpitoon kirjatuista saldoista toukokuusta 2022 alkaen sekä isännöintitoimiston 18.12.2024 sähköpostivastaus asiasta)
Myös tämän menettelyn käsittely edellyttää erityisen painavaa syytä.
Erityisen painavan syyn arviointi
Neuvosto toteaa, että erityisen painava syy arvioidaan yksittäistapauksittain ja sitä harkittaessa on otettava huomioon muun muassa se, että kysymys on poikkeuksesta pääsääntöön, jonka vuoksi sen hyväksymiseen on suhtauduttava lähtökohtaisesti pidättyvästi. Erityisen painavana syynä voi lähtökohtaisesti tulla kysymykseen esimerkiksi isännöintiyrityksen menettelyn poikkeuksellisen merkittävä taloudellinen intressi, törkeä eettisten ohjeiden vastaisuus tai sellainen kriittisten isännöintitehtävien hoitamisen olennainen ja pitkäkestoinen laiminlyönti, josta aiheutuu yhtiölle olennainen vahinkoriski.
Neuvosto toteaa, että isännöintitehtävät ovat luonteeltaan erilaisia. Pitkäkestoinenkaan laiminlyönti ei vielä välttämättä tarkoita erityisen painavan syyn kynnyksen ylittymistä, mikäli tehtävä ei luonteeltaan ole sellainen, että se esimerkiksi aiheuttaisi yhtiölle olennaisen vahinkoriskin. Taloudenhoitoon liittyvät tehtävät puolestaan usein ovat luonteeltaan sellaisia, että niiden laiminlyönnistä tai huolimattomasta hoidosta saattaa seurata yhtiölle isoja taloudellisia vahinkoriskejä tai seuraamuksia nopeastikin. Neuvosto toteaa myös, että erityisen painavan syyn kynnyksen ylittyminen ei välttämättä edellytä vielä vahinkoriskin realisoitumista. Asiassa merkityksellistä on se, että riski on olennainen ja todellinen. Neuvosto toteaa vielä, että pitkäkestoinen laiminlyönti saattaa olla osoitus välinpitämättömyydestä tai siitä, että resursointi ei ole onnistunut.
Neuvosto toteaa, että tältä osin lausuntopyynnössä oli kyse isännöinnin olennaisiin perustehtäviin liittyvistä asioista: hyvästä taloudenpidosta ja asianmukaisesta maksuliikenteen hoitamisesta (lainanlyhennys ajallaan ja alv-tilityksiin liittyvät asiat). Lainanlyhennysten osalta isännöintiyrityksen toiminnassa on esitetty olleen vastaava puute aikaisemminkin, joten kyse ei ole ollut yksittäisestä tapahtumasta. Alv-tilityksen osalta on esitetty, että epäloogisuutta ja poikkeamaa Omaveroon ja kirjanpitoon kirjattujen saldojen välillä on ollut toukokuusta 2022 joulukuuhun 2024. Kyse on tältä osin pitkäkestoisesta laiminlyönnistä, jota ei ole saatu yrityksestä huolimatta korjattua asianmukaisesti. Kyseiset hyvään taloudenpitoon ja asianmukaiseen maksuliikenteen hoitamiseen liittyvät puutteet saattavat olla omiaan aiheuttamaan oleellisen ja vakavan riskin yhtiön maksuvalmiudelle. Ottaen huomioon edellä mainitut seikat ja menettelyitä kokonaisuutena arvioiden neuvosto toteaa, että tapauksessa ylittyy erityisen painavan syyn kriteeristö näiden molempien menettelyiden osalta. Näin ollen neuvosto ottaa kyseiset menettelyt käsiteltäväkseen erityisen painavasta syystä, vaikka ne ovatkin ilmenneet lausunnonpyytäjälle yli 12 kk lausuntopyyntöä aiemmin.
Muilta osin lausuntopyyntö on tehty neuvostolle sääntöjen 10 §:ssä esitetyssä ajassa ja muutoinkin säännöissä mainituin edellytyksin.
Neuvosto ottaa yllä mainituin perusteluin lausuntopyynnön käsiteltäväkseen kaikilta osin.
Isännöintisopimus
Neuvosto toteaa, että isännöintisopimuksessa sovitaan isännöintipalvelun sisällöstä ja laajuudesta. Isännöintisopimukseen liittyy yleensä tarkempi kuvaus kuukausiveloitukseen kuuluvien tehtävien sisällöstä sekä erillisveloitettavista tehtävistä veloituksineen. Kirjallisen ja selkeän isännöintisopimuksen laatiminen vähentää olennaisesti epäselvyyksiä ja erimielisyyksiä isännöitsijän tehtävistä ja hinnoittelusta myöhemmin sopimussuhteen aikana.
Neuvosto toteaa, että lausunnonpyytäjä ja isännöintiyritys ovat eri mieltä siitä, onko osapuolten välistä uudistettua isännöintisopimusta koskaan lopullisesti hyväksytty. Neuvostolle ei ole toimitettu alkuperäistä, vuonna 1997 laadittua isännöintisopimusta. Neuvostolle ei myöskään ole toimitettu vuonna 2017 uudistettua isännöintisopimusta allekirjoitettuna, ainoastaan allekirjoittamattomia sopimuskappaleita liitteineen. Neuvostolle on lisäksi toimitettu sähköpostikirjeenvaihtoa liittyen sopimuksen hyväksymiseen. Neuvostolla ei ole toimivaltaa ratkaista sitä, onko osapuolten välinen uudistettu isännöintisopimus tullut voimaan ja milloin se on tullut voimaan. Neuvosto ei voi myöskään ottaa kantaa alkuperäisen, vuonna 1997 laaditun isännöintisopimuksen sisältöön tai erillisveloitushinnastoon, koska sille ei ole toimitettu alkuperäistä sopimusta ja sen liitteitä.
Edellä mainituista syistä johtuen neuvosto viittaa jäljempänä tässä lausunnossaan allekirjoittamattomaan, vuonna 2017 uudistettavaksi tarkoitettuun sopimukseen. Neuvosto ei kuitenkaan voi täysin perustaa lausuntoaan kyseiselle sopimukselle, koska osapuolet ovat sen hyväksymisestä ja voimaantulosta eri mieltä. Neuvosto on arvioinut tästä syystä asiaa myös vakiintuneiden isännöinnin perustehtävien sekä osakeyhtiölain toimitusjohtajan tehtäviä koskevan sääntelyn nojalla.
Toimii huolellisesti ja yhtiön edun mukaisesti
Lausuntopyynnön, vastauksen ja muun esitetyn aineiston perusteella neuvosto katsoo selvitetyksi, että lausunnonpyytäjän lainan lyhennys ja korot olivat jääneet maksamatta 30.9.2023 (siirretty lyhennys kesäkuulta, lyhennykset 120.000 € + korot 17.523,35 € + viivästyskorot) ja 30.12.2023 (lyhennys 46.950 € + korot 32.571,85 € + kulut 12,30 € + viivästyskorot). Osapuolet ovat esittäneet toisistaan poikkeavat näkemykset siitä, minkä vuoksi lyhennyksiä ei ollut tehty ajallaan. Esitetyn allekirjoittamattoman isännöintisopimuksen mukaan lausunnonpyytäjän maksuvalmiudesta huolehtiminen ja lainoihin liittyvän rahaliikenteen hoito oli kuulunut isännöintiyrityksen kuukausiveloitettaviin tehtäviin ja myös osakeyhtiölain 6 luvun 17 §:n nojalla toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Neuvosto toteaa, että toistuvaa viivettä lainojen lyhennyksen hoidossa ei voida pitää huolellisena eikä lausunnonpyytäjän edun mukaisena etenkin ottaen huomioon lyhennyksen ja korkojen määrä sekä se, että kyse on ollut isännöinnin perustehtävästä ja toimitusjohtajan tehtäviin kuuluvasta asiasta.
Lausuntopyynnön, vastauksen ja muun esitetyn aineiston perusteella neuvosto katsoo selvitetyksi myös, että toukokuussa 2022 oli jäänyt tilittämättä lausunnonpyytäjän maksettavaksi kuuluvaa arvonlisäveroa. Tämä oli esitetyn aineiston perusteella johtunut siitä, että lainaosuuksiin liittyviä laskuja (eräpäivä 31.5.2022) oli maksettu vasta 30.6.2022, koska laskuja oli jouduttu korjaamaan. Kyseiset maksut olivat kirjautuneet lainaosuuslaskelmaan toukokuulle, mutta toukokuun arvonlisävero oli jo ehditty laskea ja maksaa 21.6.2022. Esitetyn allekirjoittamattoman isännöintisopimuksen tehtäväliitteen mukaan lausunnonpyytäjän ”alv-asiat” olivat kuuluneet isännöintiyrityksen kuukausiveloitettaviin tehtäviin ja ”alvien laskenta ja tilitys” erillisveloitettaviin tehtäviin. Neuvosto toteaa, että esitetyn selvityksen perusteella asiaa oli yritetty korjata, mutta edelleen joulukuussa 2024 Omaveroon ja kirjanpitoon kirjattujen saldojen välillä oli ollut epäloogisuutta ja poikkeamaa. Puute arvonlisäveron oikaisussa oli ollut pitkäkestoinen ja tätä ei senkään vuoksi voida pitää lausunnonpyytäjän edun mukaisena ja huolellisena toimintana ottaen huomioon myös toimitusjohtajan tehtävät.
Lausuntopyynnön, vastauksen ja muun esitetyn aineiston perusteella neuvosto katsoo selvitetyksi, että isännöinnin vaihtotilanteessa avainten kuittauslista oli jäänyt saamatta ja kuittauslistaa ei löytynyt isännöintiyritykseltä eikä lukkoliikkeeltä. Esitetyn allekirjoittamattoman isännöintisopimuksen tehtäväliitteen mukaan avainhallinnasta ja lukitusturvallisuudesta huolehtiminen oli kuulunut isännöintiyrityksen kuukausiveloitettaviin tehtäviin. Allekirjoittamattoman isännöintisopimuksen mukaan isännöintiyrityksellä oli myös oikeus hankkia palveluita alihankintana, mutta se kuitenkin vastasi näistäkin töistä ja toimenpiteistä. Neuvosto toteaa tältä osin, että olennainen osa avainhallintaa on se, että tiedetään, mitä avaimia on luovutettu ja kenelle ne on luovutettu. Avainhallinnan asianmukaisen huolehtimisen voidaan katsoa myös kuuluvan toimitusjohtajan tehtäviin. Neuvosto viittaa tältä osin lisäksi Finanssialan 2021 antamaan turvallisuusohjeeseen, jonka mukaan avainturvallisuus muodostuu avainhallinnasta ja säilytyksestä, valitusta avainturvallisuustasosta sekä avaimen käyttöoikeudesta ja siihen liittyvästä sarjoituksesta. Ohjeen mukaan avainturvallisuus on viime kädessä käyttäjän huolellisuutta ja avainten oikeaa säilytystä. Neuvosto toteaa, että kuittauslistan puuttumista ei voida pitää avaintenhallinnan näkökulmasta huolellisena ja lausunnonpyytäjän edun mukaisena toimintana ottaen huomioon myös toimitusjohtajan tehtävät.
Lausuntopyynnön, vastauksen ja muun esitetyn aineiston perusteella neuvosto katsoo selvitetyksi, että palotarkastuksessa 9.2.2023 oli havaittu tiettyjä puutteita ja näistä oli annettu korjauskehotus. Eräät korjauskehotukseen liittyneet asiat olivat olleet hoitamatta vielä 1.5.2024. Allekirjoittamattoman isännöintisopimuksen mukaan palo- ja pelastusmääräysten valvominen oli kuulunut isännöintiyrityksen kuukausiveloitettaviin tehtäviin. Allekirjoittamattoman isännöintisopimuksen mukaan isännöintiyrityksellä oli myös oikeus hankkia palveluita alihankintana, mutta se kuitenkin vastasi näistäkin töistä ja toimenpiteistä. Vaikka turvallisuuteen liittyviä asioita ja rakennusautomaatiojärjestelmien ylläpitoa olikin ulkoistettu muille toimijoille, vastasi isännöintiyritys myös tällaisten alihankintana hankittujen palvelujen asianmukaisuudesta. Asioiden pitkäkestoista korjaamattomuutta ei voida pitää huolellisena ja lausunnonpyytäjän edun mukaisena toimintana ottaen huomioon myös toimitusjohtajan tehtävät.
Neuvosto toteaa vielä, että isännöinnin vaihtotilanteissa on yhtiön edun mukaista, että yhtiön asiakirjat ja muu aineisto saadaan siirrettyä uudelle isännöintiyritykselle asianmukaisesti, koska näihin sisältyy yleensä yhtiön edun ja huolellisen hoitamisen kannalta oleellista tietoa. Asiakirjojen ja muun aineiston asianmukaisen siirtämisen voidaan katsoa kuuluvan eettisten ohjeiden 1. kohdan mukaiseen lojaliteettivelvollisuuteen. Mikäli asiakirjoja ja muuta aineistoa ei ole siirretty lojaliteettivelvollisuuden edellyttämällä tavalla, ei menettelyä voida pitää myöskään yhtiön edun mukaisena.
Yllä mainituilta kohdin isännöintiyrityksen menettely on ollut isännöinnin eettisten ohjeiden 1. kohdan (toimii huolellisesti ja yhtiön edun mukaisesti) vastaista.
Kertoo palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi
Lausuntopyynnön, vastauksen ja muun esitetyn aineiston perusteella neuvosto katsoo selvitetyksi, että lausunnonpyytäjälle on toimitettu vuokravälityksestä lasku 28.12.2023, yhteissummaltaan 37.332,73 e. Kyseinen lasku on kattanut tapahtumia ajalta 2.3.2016 – 1.11.2023 erillisen listauksen mukaan. Laskun mukaan kyseessä ovat vuokrauspalkkiot (1,5 kk vuokra erillisveloitushinnan mukaan) kyseiseltä ajanjaksolta. Neuvosto toteaa, että esitetyn allekirjoittamattoman isännöintisopimuksen mukaan vuokravälitys kuuluu erillisveloitettaviin tehtäviin ja erillisveloitettavien toimien hinnastossa vuokravälityksestä on mainittu veloitettavan 1,5 kk:n vuokra, ellei muuta ole asiassa sovittu. Lisäksi allekirjoittamattoman isännöintisopimuksen mukaan erillistoimeksiantojen mukaiset kustannukset laskutetaan kuukausittain.
Neuvosto toteaa, että se ei tällä lausunnollaan ota kantaa siihen, onko esitetyissä toimenpiteissä ollut kyse vuokravälityksestä vai ei. Neuvosto toteaa myös, että esitettyihin toimenpiteisiin on sinällään kulunut aikaa ja isännöintiyritys on vastineessaan esittänyt muutoinkin isännöintisopimuksen kestäessä suorittaneensa sellaisia tehtäviä, joista se ei ole veloittanut mitään. Neuvosto toteaa kuitenkin, että eettisten ohjeiden 2. kohdan (kertoo palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi) mukaan isännöintiyrityksen tulee eritellä vähintään kerran vuodessa selkeästi yhtiöltä tarkasteltavalla tilikaudella perittyjen kiinteän ja erillisveloitettavien isännöintipalkkioiden määrät.
Neuvosto katsoo, että isännöintiyrityksen menettely on ollut eettisten ohjeiden 2. kohdan (kertoo palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi) vastaista, mikäli kiinteiden ja erillisveloitettavien isännöintipalkkioiden määriä ei ole vähintään kerran vuodessa eritelty.
Ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja
Neuvosto toteaa, että vaikka isännöintiyrityksen menettely onkin ollut yllä kuvatulla tavalla isännöinnin eettisten ohjeiden 1. kohdan (toimii huolellisesti ja yhtiön edun mukaisesti) vastaista, ei lausuntopyynnön, vastauksen ja liiteaineiston perusteella ole kuitenkaan ollut todettavissa menettelyn olleen isännöinnin eettisten ohjeiden 8. kohdan (Ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja) vastaista.
Kunnioittaa isännöintialan muita toimijoita ja kilpailee reilusti
Neuvosto toteaa, että allekirjoittamattomassa isännöintisopimuksessa on isännöintisopimuksen päättämistä koskeva sopimusehto, jonka mukaan isännöintiyrityksen tulee luovuttaa tilaajalle hallussaan olevat sopimusta ja kiinteistöä koskevat asiakirjat, kiinteistön avaimet sekä muun toimeksisaajan hallussa oleva tilaajan paperimuotoinen omaisuus. Lisäksi isännöintiyritys on kyseisen sopimusehdon mukaan velvollinen luovuttamaan tilaajalle ajantasaisen kirjanpidon maksuperusteisesti laadittuna ja tätä vastaavan talousarviovertailun, ellei asiasta sopimuksen päättymisen yhteydessä muuta erikseen sovita. Tämän osalta on vielä lausuttu, että näiden palveluiden hoitaminen ei kuulu sopimushintaan, vaan niiden hoitamisesta aiheutuneista kohtuullisista kustannuksista ja niiden korvaamisesta on sovittava erikseen. Neuvosto toteaa myös, että isännöinnin eettisten ohjeiden 11. kohdan mukaan isännöintiyrityksen tulee isännöinnin vaihtotilanteissa toimittaa yhtiön kaikki tiedot kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä helposti siirrettävässä muodossa, jollei muuta ole sovittu.
Neuvosto toteaa, että isännöinnin vaihtotilanteissa aineiston siirtämiseen liittyvät sopimusehdot ovat melko tavanomaisia. Myös eettisten ohjeiden kohta 11. mahdollistaa sen, että aineiston siirtämisestä on mahdollista sopia osapuolten kesken. Neuvosto ei kuitenkaan sille toimitetun aineiston perusteella pysty täysin varmentumaan siitä, mitä osapuolet ovat keskenään aineiston siirtoon liittyvistä yksityiskohdista sopineet, koska osapuolet ovat esittäneet eriävät näkemykset siitä, onko uudistettua isännöintisopimusta hyväksytty vai ei (neuvostolle toimitettu allekirjoittamaton sopimus). Näillä perustein neuvosto ei voi ottaa kantaa siihen, onko menettely ollut eettisten ohjeiden 11. kohdan (kunnioittaa isännöintialan muita toimijoita ja kilpailee reilusti) vastaista.
Seuraamusharkinta
Isännöintiyrityksen toiminta on ollut edellä todetuilla tavoin monin paikoin eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja yhtiön edun mukainen toiminta) vastaista sekä myös 2. kohdan (kertoo palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi) vastaista, mikäli kiinteiden ja erillisveloitettavien isännöintipalkkioiden määriä ei ole vähintään kerran vuodessa eritelty.
Neuvosto toteaa, että edellä kuvatulla tavoin isännöintiyritys oli laiminlyönyt isännöintitoimintaan liittyviä perustehtäviä sekä toimitusjohtajalle kuuluvia tehtäviä. Osa laiminlyönneistä oli ollut pitkäkestoisia ja osa oli ollut omiaan aiheuttamaan oleellisen ja vakavan riskin yhtiön maksuvalmiudelle. Näillä perustein neuvosto katsoo, että isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaista menettelyä ei voida kokonaisuutena arvioiden pitää lievänä, vaan sitä tulee pitää lievää vakavampana ja varoitusta on siten pidettävänä oikeasuhtaisena seuraamuksena isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaisesta menettelystä.
Neuvosto harkitsee isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaista menettelyä ja asiassa esitettyä selvitystä kokonaisuutena arvioituaan oikeaksi suositella Suomen Isännöintiliitto ry:lle varoituksen antamista Eiran Isännöitsijätoimisto Oy:lle.
Päätös on yksimielinen.
Koska lausunnossa suositellaan varoituksen antamista, on toimijan nimi julkaistava neuvoston sääntöjen 15 §:n perusteella.