Isännöinnin eettinen neuvosto
Tiivistelmä:
Isännöinnin eettinen neuvosto katsoi, että lausunnonpyytäjän kaikkia kokouspöytäkirjoja ei ollut allekirjoitettu asianmukaisesti tai allekirjoitettuja pöytäkirjoja ei ollut säilytetty huolellisesti. Isännöinnin vaihtotilanteessa uudelle isännöintiyritykselle ei ollut toimitettu kaikkia pöytäkirjoja allekirjoitettuina. Neuvosto totesi, että kokouspöytäkirjoihin voi sisältyä taloyhtiön toiminnan ja huolellisen hoidon kannalta kriittistä tietoa päätösten sisällöstä ja perusteluista. Luotettavan säilytyksen lisäksi on huomioitava myös pöytäkirjojen sisällön luotettavuus, jota pyritään varmentamaan asianmukaisilla allekirjoituksilla.
Isännöinnin eettinen neuvosto katsoi lausunnossaan, että isännöintiyrityksen toiminta oli ollut eettisten ohjeiden 1. kohdan (toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti) ja 11. kohdan (kunnioittaa isännöintialan muita toimijoita ja kilpailee reilusti) vastaista. Neuvosto katsoi, ettei tapausta voida kokonaisuutena arvioiden pitää kuitenkaan lievää vakavampana ja suositteli huomautuksen antamista isännöintiyritykselle.
Lausuntopyynnön pääkohdat:
Lausunnonpyytäjä oli pyytänyt isännöinnin eettisen neuvoston lausuntoa siitä, onko isännöintiyritys menetellyt seuraavien eettisten ohjeiden kohtien vastaisesti: 1. Toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti ja 11. Kunnioittaa isännöintialan muita toimijoita ja kilpailee reilusti.
Lausunnonpyytäjä oli vaihtanut isännöintiyritystä jatkuvien ongelmien vuoksi. Vaihdos oli näyttänyt sujuvan hyvin ja luovutusmateriaalia oli vaihdettu toimistojen välillä sovitusti. Uuden toimiston vastaanotossa oli kuitenkin huomattu, että materiaalista oli puuttunut huomattava osa aiempien vuosien allekirjoitetuista pöytäkirjoista. Pöytäkirjoja oli pyydetty aiemmalta isännöintitoimistolta useaan kertaan ja mm. yhtiökokouspöytäkirjat oli toimitettu tämän jälkeen. Hallituksen kokousten pöytäkirjoja useilta vuosilta oli kuitenkin edelleen toimittamatta. Erään vuoden pöytäkirjat oli laitettu uudelleen allekirjoitukseen, mutta niitä ei ollut toimitettu uudelle toimistolle. Osa pöytäkirjoista oli toimitettu, mutta niissä oli ollut vain isännöitsijän allekirjoitus. Tilintarkastajan mukaan osa pöytäkirjoista oli kuitenkin ollut asianmukaisesti allekirjoitettuina tilintarkastuksen käytettävissä.
Toiminta ei ollut ollut huolellista eikä taloyhtiön edun mukaista ja näin ollen se oli ollut eettisten ohjeiden 1. kohdan vastaista. Pöytäkirjojen hidas toimittaminen oli hankaloittanut yhtiöön tutustumista ja oli ollut eettisten ohjeiden kohdan 11. vastaista.
Lausunnonpyytäjä oli reklamoinut puutteista, mutta mitään kunnon vastausta ei ollut saatu.
Vastauksen pääkohdat:
Isännöintiyritys oli toimittanut uudelle isännöintitoimistolle kaiken taloyhtiöön liittyvän materiaalin useampana eränä. Kun aiemmalle isännöintitoimistolle oli esitetty, että jotain materiaalia voisi puuttua, oli aiempi toimisto lukuisia kertoja pyytänyt tarkastamaan toimitetut materiaalimapit ja ilmoittamaan puutteista. Näihin pyyntöihin ei ollut vastattu mitään, jolloin oli ollut oletettavaa, että kyseiset materiaalit löytyisivät jo toimitetuista materiaaleista.
Tilintarkastajalla oli ollut tiettyjen vuosien allekirjoitetut pöytäkirjat käytössään. Ymmärrettävästi nämäkin oli toimitettu muun materiaalin mukana uudelle isännöintitoimistolle.
Isännöinnin eettisen neuvoston antama lausunto:
Asiaan soveltuvat eettisten ohjeiden kohdat
Isännöinnin eettisten ohjeiden 1. kohdan mukaan huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta tarkoittaa muun muassa sitä, että isännöintiyritys toimii lainsäädännön mukaisesti, vastuullisesti ja eettisesti. Isännöintiyrityksen tulee hoitaa tehtävänsä huolellisesti ja toimia hallituksen ja yhtiökokouksen ohjeistusten ja kirjattujen päätösten mukaisesti. Isännöintiyrityksen tulee huolehtia ja tarvittaessa ohjata, että päätökset ovat asunto-osakeyhtiön kokonaisedun mukaisia. Isännöintiyrityksen tulee olla asunto-osakeyhtiön asioita hoitaessaan lojaali asunto-osakeyhtiölle ja ajaa toimissaan tämän etua.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 11.kohdan mukaan isännöintialan muiden toimijoiden kunnioittamisella ja reilulla kilpailulla tarkoitetaan muun muassa sitä, että isännöintiyritys hoitaa isännöinnin vaihtotilanteet yhteistyössä ja ammattimaisesti, eikä aiheuta haittaa kilpailijalle tai asunto-osakeyhtiölle sekä toimittaa vaihtotilanteissa asunto-osakeyhtiön kaikki tiedot kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä helposti siirrettävässä muodossa, jollei muuta ole sovittu.
Asian arviointi ja johtopäätökset
Lausuntopyynnön käsitteleminen
Lausuntopyynnön kohteena oleva isännöintiyritys on Suomen Isännöintiliitto ry:n jäsen. Lausunnonpyytäjän hallitus on neuvoston sääntöjen 9 §:n mukaisesti kokouksessaan päättänyt pyytää lausuntoa isännöintiyrityksen menettelystä.
Asiassa esitetyn perusteella lausuntopyyntö on toimitettu neuvostolle sääntöjen 10 §:n mukaisesti ennen kuin 12 kuukautta menettelyn ilmenemisestä on kulunut. Asiassa ei ole ilmennyt neuvoston sääntöjen 11 §:ssä mainittuja seikkoja, joiden perusteella lausuntopyyntö jätettäisiin käsittelemättä. Lausuntopyyntö on tehty säännöissä mainituin edellytyksin. Neuvosto ottaa lausuntopyynnön käsiteltäväkseen kaikilta osin.
Aineiston luovuttaminen isännöintisopimuksen päätyttyä
Lausuntopyynnön, vastauksen ja muun esitetyn aineiston perusteella neuvosto katsoo selvitetyksi, että lausunnonpyytäjän isännöintisopimus on päättynyt 31.12.2023. Lausunnonpyytäjä on esittänyt, että se ei ole saanut kaikkea luovutusmateriaalia ajoissa ja osa on ollut luovuttamatta vielä lausuntopyynnön toimittamisen hetkellä, melkein 12 kk sopimuksen päättymisestä. Kyse on ollut lähinnä hallituksen pöytäkirjoista. Isännöintiyritys on puolestaan todennut toimittaneensa kaiken materiaalin, ja pyytänyt tarkastamaan materiaalimapit sekä ilmoittamaan puutteista, mutta ilmoitusta ei ole tullut. Neuvosto toteaa, että lausuntopyynnön aineistossa on 14.6.2024 allekirjoitettu tilintarkastusmuistio, jossa tilintarkastaja on todennut, että hallituksen pöytäkirjoissa 1-11/2023 on ainoastaan isännöitsijän allekirjoitus. Lisäksi lausuntopyynnön aineistossa on 24.10.2024 isännöintiyritykselle lähetetty reklamaatio, jossa todetaan mm., että hallituksen kokousten allekirjoitetut pöytäkirjat vuosilta 2023, 2021 sekä 2020 ja pöytäkirja 1/2019 puuttuvat edelleen.
Neuvosto toteaa, että asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 6.1 §:n mukaan hallituksen kokouksesta on laadittava pöytäkirja, jonka allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja, jos hallitukseen kuuluu useita jäseniä, vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen tai kokouksessa läsnä ollut isännöitsijä. Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla. Neuvosto toteaa, että hallituksen kokouspöytäkirjoihin voi sisältyä taloyhtiön toiminnan ja huolellisen hoidon kannalta kriittistä tietoa päätösten sisällöstä ja perusteluista. Luotettavan säilytyksen lisäksi on huomioitava myös pöytäkirjojen sisällön luotettavuus, jota pyritään varmentamaan asianmukaisilla allekirjoituksilla. Isännöintiyrityksen huolelliseen ja taloyhtiön edun mukaiseen toimintaan kuuluu se, että kokouspöytäkirjat allekirjoitetaan asianmukaisesti ja säilytetään huolellisesti. Isännöintiyrityksen menettelyn ei voida katsoa olleen eettisten ohjeiden 1. kohdan mukaista, koska pöytäkirjoja ei ollut allekirjoitettu asianmukaisesti tai allekirjoitettuja pöytäkirjoja säilytetty huolellisesti ainakaan pöytäkirjojen 1-11/2023 osalta (tilintarkastusmuistio 14.6.2024).
Neuvosto toteaa, että eettisten ohjeiden 11. kohdan perusteella isännöinnin vaihtotilanteissa isännöintiyrityksen tulee toimittaa asunto-osakeyhtiön kaikki tiedot kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä helposti siirrettävässä muodossa, jollei muuta ole sovittu. Kumpikaan osapuoli ei ole tältä osin tuonut esiin, että luovuttamisen osalta asiasta olisi sovittu toisin. Neuvosto viittaa tältä osin myös 10.4.2025 antamaansa suositukseen koskien tietojen luovuttamista isännöinnin vaihtotilanteissa. Luovutettava aineisto olisi hyvä luetteloida tai vähintään luokitella siten, että yksittäisten asiakirjojen tai asiakirjatyyppien (esimerkiksi kokouspöytäkirjat) luovutus olisi helppo todentaa ja asiakirjojen löytäminen sujuisi kohtuullisella ajankäytöllä. Neuvosto toteaa vielä, että isännöintiyrityksen on hoidettava tehtäviään asianmukaisesti isännöintisopimuksen päättymiseen asti.
Neuvosto toteaa, että mikäli aiemmin isännöintiä hoitanut isännöintiyritys ei ole toimittanut allekirjoitettuja pöytäkirjoja uudelle isännöintiyritykselle, on se toiminut eettisten ohjeiden 11. kohdan (kunnioittaa isännöintialan muita toimijoita ja kilpailee reilusti) vastaisesti.
Seuraamusharkinta
Isännöintiyrityksen toiminta on ollut edellä todetuilla tavoin eettisten ohjeiden 1. kohdan (toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti) ja 11. kohdan (kunnioittaa isännöintialan muita toimijoita ja kilpailee reilusti) vastaista.
Neuvosto katsoo, ettei tapausta voida kuitenkaan kokonaisuutena arvioiden pitää lievää vakavampana ja huomautusta on siten pidettävänä riittävänä seuraamuksena isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaisesta menettelystä.
Neuvosto harkitsee isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaista menettelyä ja asiassa esitettyä selvitystä kokonaisuutena arvioituaan oikeaksi suositella Suomen Isännöintiliitto ry:lle huomautuksen antamista isännöintiyritykselle.
Päätös on yksimielinen.
Koska lausunnossa suositellaan huomautuksen antamista, ei toimijan nimeä julkaista neuvoston sääntöjen 15 §:n perusteella.